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McBüro-Kalender-Modul: Termine auf einen Klick generieren
Die Terminplanung ist ein wesentliches Element für jedes erfolgreiche Unternehmen. Darum sind Terminerstellung auf einen Klick und individuelle Kalender für jeden Mitarbeiter ein mächtiges Werkzeug.
Besonders effizient ist ein Kalender-Modul, wenn es in die Hauptsoftware integriert ist und damit Zugriff auf alle relevanten Daten hat. So können die Mitarbeiter nicht nur logistisch perfekt eingesetzt werden, sondern ihnen stehen auch die wichtigsten Daten zum Kunden, zu den Ressourcen und zum Projekt zur Verfügung. Über ein Pop-up-Fenster können weitere Informationen zum Termin eingegeben werden. Dieses mächtige Werkzeug ist neu in die ohnehin schon sehr umfangreiche All-in-one-Bürosoftware McBüro integriert worden. Das Kalender-Modul bietet neben der Tages-, Wochen- und Monatsansicht auch eine einzigartige, visuell ansprechende Form der Kalenderdarstellung: In der Horizontansicht ist die Dauer aller Termine auf einen Blick erkennbar. Sollte sich ein Termin verschieben, so lässt er sich einfach per Drag&Drop an der gewünschten Stelle platzieren.
Klare Oberfläche für intuitives Arbeiten
Doch das Kalender-Modul ist nicht die einzige Neuerung, denn die aktuelle Version von McBüro bietet eine Vielzahl an weiteren Verbesserungen. Es gibt diverse zusätzliche Features, die das Arbeiten für den Anwender leichter machen. Dazu gehören eine noch klarere Oberfläche für intuitiveres Arbeiten sowie ein optimiertes User-Interface. Das Design ist modern und bedienungsfreundlich, sodass das Arbeiten leicht von der Hand geht. Ein weiteres neues Modul trägt den Namen „Kundendienst“ und verwaltet Wartungs- und Reparaturaufträge, die auf diese Weise perfekt gesteuert und kontrolliert werden können.
Archivsystem mit Drag&Drop-Funktion
Die modular aufgebaute Business-Software wurde an vielen Stellen überarbeitet und erweitert. Das integrierte Archivsystem, das die wesentlichen rechtlichen Anforderungen erfüllt, verfügt nun über eine Drag&Drop-Funktion, sodass Dokumente noch leichter eingefügt werden können. Die revisionssichere Archivierung der steuerrelevanten Daten ist für Unternehmen mittlerweile gesetzlich vorgeschrieben. Mit seiner intelligenten Suchfunktion bietet McBüro dem Anwender schnelle und sichere Ergebnisse. Das Modul Leads ermöglicht es, die Kundenakquise effizient zu steuern und jederzeit bedarfsgerechte Angebote zu erstellen.
Vielfältige Verbesserungen
Optimierungen gibt es auch im Bereich Auftrag, wo z. B. die Abschlagsrechnungsverwaltung aktualisiert wurde. Entsprechend zum Korrespondenzmodul ist nun auch beim Druck von Serienbriefen aus dem Adressbereich die Mitarbeiterunterschrift auswählbar. Der Zugang zum Warenbuch gestaltet sich intuitiver und der Auftragsbereich glänzt mit einem verbesserten Wareneingang. Zudem sind in der neuen Version beliebig viele Preisgruppen pro Artikel anlegbar und es gibt separate Ansichten für Einkaufs- und Verkaufspreise. Durch die Angabe eines Gültigkeitsdatums ist der Anwender nun in der Lage, Aktionspreise für einen begrenzten Zeitraum zu erfassen. In der Finanzbuchhaltung präsentiert sich der Mahnlauf komplett runderneuert, ebenso wie das Projektmodul, das vollständig überarbeitet wurde.
McBüro ist individuell konfigurierbar
McBüro ist individuell konfigurierbar, sehr übersichtlich und läuft auf allen aktuellen Betriebssystemen. Mit der App McBüro Go können Unternehmer über iOS-Geräte (iPhone/iPad) jederzeit von außerhalb auf ihre Daten zugreifen, eine Auftragserfassung ist sogar unterwegs möglich. Die sinobit GmbH hat McBüro bereits im Jahr 1991 auf den Markt gebracht und die Business-Software seitdem kontinuierlich weiterentwickelt und den Anforderungen angepasst.
Über:
sinobit GmbH
Herr Willi Kamann
Buckhörner Moor 110
22846 Norderstedt
Deutschland
fon ..: 040 325 95 28 30
web ..: http://www.mcbuero.info
email : info@sinobit.de
Die sinobit GmbH hat vor 25 Jahren die Bürosoftware McBüro entwickelt und seitdem kontinuierlich jedes Jahr verbessert. In diesem Jahr hat das Hamburger Unternehmen auf der CeBit in Hannover den Innovationspreis IT für McBüro erhalten.
Pressekontakt:
media K.U.L.
Herr Kerstin Lieber
Buddenbaumstraße 31 a
48231 Warendorf
fon ..: 02581-4584365
web ..: http://www.mediakul.de
email : lieber@mediakul.de
Medico hilft Seeleuten in Not
Ein ärztlicher Notfall auf See kann lebensbedrohlich werden, wenn kein Arzt an Bord ist. Hier hilft der funkärztliche Notdienst Medico.
Eine hohe Welle erfasst das Schiff vor der Küste des Oman und schleudert den Kapitän gegen die Stahlaufbauten seines Wellenbrechers. Er wird gegen eine Wand gedrückt und schwer verletzt. Da es keinen Arzt auf dem Schiff gibt, fordert der zweite Offizier, der selbst erst seit 14 Tagen an Bord ist, die funkärztliche Beratung Medico aus Cuxhaven an. Chefarzt Manuel G. Burkert hat Dienst und ist die nächsten zwölf Stunden als beratender Arzt zur Stelle. „Der Kapitän war mehrfach verletzt, hatte ein Polytrauma. Ich habe regelmäßig mit dem Schiff telefoniert und einen Notarzt besorgt“, berichtet Burkert. Eine französische Fregatte stellt den Notarzt. Burkert spricht mit den Kollegen im Oman und informiert sie über den Stand der Dinge. Die Hilfe ist erfolgreich, denn dank der funkärztlichen Beratung wird das Leben des Kapitäns gerettet.
Zum Glück hat „Medico Cuxhaven“ nur selten so schwere Fälle zu bearbeiten. „Wir leisten tatsächlich etwa einmal pro Quartal richtige verifizierte Hilfe, aber das kostet dann auch gleich einen Arbeitstag“, sagt Burkert, der die funkärztliche Beratungsstelle Medico in den Helios-Kliniken leitet. Doch meistens sind es nicht so dramatische Fälle. „Die heutige Mentalität führt dazu, dass die Hemmschwelle deutlich niedriger ist und wir auch wegen Bagatellen kontaktiert werden. 2003 hatten wir ca. 250 Fälle, jetzt sind wir bei knapp 1000 Fällen pro Jahr“, erklärt der 42-Jährige. Davon seien 80 Prozent hausärztliche Tätigkeiten, aber es gibt auch Herzinfarkte, Schlaganfälle oder Unfälle. Diese 1000 Fälle ziehen rund 8000 Kontakte nach sich, sei es per E-Mail, Telefon oder durch andere Recherchen, die dann erledigt werden müssen. Grund für den Anstieg ist neben der veränderten Mentalität vor allem auch die bessere Erreichbarkeit dank der modernen Technik. Zudem sichern sich die Verantwortlichen gegenüber der Versicherung für den Fall ab, dass beispielsweise ein Frachter wegen eines medizinischen Notfalls vom Kurs abweichen muss.
Medizinischer Beratungsdienst im Auftrag der Bundesrepublik
Der medizinische Beratungsdienst Medico wird im Auftrag der Bundesrepublik Deutschland – zuständig ist das Verkehrsministerium – angeboten und wurde bereits im Jahr 1931 am Klinikum Cuxhaven gegründet. Die offizielle Bezeichnung lautet „Telemedical Maritime Assistance Service“, kurz TMAS – ein Service, der über Telefon, Fax, E-Mail und Seefunk erreicht werden kann. „Als Flaggenstaat ist Deutschland verpflichtet, diesen Service für seine Seeleute anzubieten“, sagt Manuel G. Burkert. Medico sei der alte Funkrufname, der über Funk und Morse verwendet worden sei. Bis heute ist Medico die einzige funkärztliche Beratungsstelle in Deutschland. Dank E-Mail und Telefon ist es in der heutigen Zeit natürlich viel einfacher den Kontakt herzustellen, digitale Fotos zu verschicken und eine ärztliche Beratung durchzuführen. Der Beratungsdienst ist wichtig, weil auf den meisten Schiffen kein eigener Arzt tätig ist. „Auf den Schiffen ist das so organisiert, dass die nautischen Offiziere und die technischen Offiziere alle eine medizinische Grundausbildung haben, die etwa sechs Wochen dauert. Meistens hat der zweite Offizier auf dem Schiff die medizinische Rolle.“ Dazu gibt es auf jedem Schiff eine definierte medizinische Ausstattung.
Manuel G. Burkert ist Chefarzt in den Helios-Kliniken in Cuxhaven und investiert rund 25 Prozent seiner Arbeitszeit in Medico. Er ist zum Glück kein Einzelkämpfer, 15 Kollegen unterstützen ihn dabei, wenn es gilt, Seeleuten in Not zu helfen. „Jeder kann bei uns anrufen und wir versuchen, jedem zu helfen“, versichert Burkert. Obwohl sich die Fälle häufen, hat Burkert Verständnis für die Seeleute. „Wenn die sich nicht sicher sind und nicht mehr weiterwissen, dann sollen sie uns anrufen. Lieber so, als wenn sie einen Fehler machen.“ Allerdings gibt es zwei Ausnahmen: Es gibt keine Beratung an Land oder an der Pier. „Das kommt immer mal wieder vor und ist ein netter Versuch, sich den Arzt zu sparen.“
Individuell konfigurierte Software erleichtert die schnelle Hilfe
Um den Überblick zu behalten, ist es natürlich wichtig, alle Fälle zu dokumentieren, denn letztlich muss Medico auch einen Tätigkeitsbericht an das Bundesverkehrsministerium abliefern. „Wir protokollieren alle Telefongespräche mit Voice und alle E-Mails mit der Software McBüro“, erklärt Burkert. Die Software erleichtert vor allem die abschließende Auswertung der Fälle. „Früher haben wir das alles handschriftlich gemacht. Die Software war ein großer Schritt für uns.“ Es gibt ein Reederei- und ein Schiffsverzeichnis, das über die Jahre entstanden und in McBüro übertragen worden ist. „Es ist manchmal schwierig, weil die Schiffe immer mal wieder den Eigner und damit den Namen wechseln, aber sie sind dann über die sogenannte IMO-Nummer erkennbar, denn die bleibt immer gleich. Diese Nummern sind bei uns hinterlegt und in der Software gespeichert.“ Dadurch weiß Medico, welche medizinische Ausstattung an Bord ist und kann im Notfall darauf zurückgreifen.
Interessant ist für Burkert auch die Nachverfolgung der Patienten, die aus der Beratung raus sind. „Wir sind im Moment noch bei der Datensammlung, bei bislang 800 Fällen brauche ich noch keine große Auswertung, aber das ist letztlich das Ziel. Wir hinterlegen die Daten und die Fotos in McBüro.“ Für den Chefarzt ist es wichtig, dass das Programm nun auch auf Windows-Rechnern installiert ist, da es im Klinikum für den einzigen Apple-Rechner keinen Support mehr gibt. „Wir haben alles umgestellt und sind froh, dass der Softwarehersteller sinobit mitgezogen hat, weil es nun für uns einfacher ist. Jetzt können wir von jedem Rechner im Krankenhaus auf McBüro zugreifen.“ Die Software sei eine große Erleichterung für die Arbeit, da sie nach den Wünschen von Medico individuell konfiguriert worden sei. „Das wurde super umgesetzt.“
Vom Marinesoldaten zum Chefarzt und Leiter von Medico
Die Affinität zur Seefahrt kommt bei dem gebürtigen Freiburger nicht von ungefähr, denn er war von 1994 bis 2010 Marinesoldat, hat bei der Bundeswehr studiert und ist selbst zur See gefahren. Seit 2012 ist Manuel G. Burkert in Cuxhaven und war gleich daran interessiert, bei Medico mitzumachen, denn durch die Bundeswehr kannte er die funkärztliche Beratung und war davon fasziniert. Federführend leitet er Medico seit zwei Jahren und nimmt hin und wieder einen schwierigen Fall auch „mit nach Hause“, um von dort aus weiter zu helfen. „Ich habe jederzeit und überall auf der Welt Zugriff auf die Daten.“ Sehr gut und vertrauensvoll sei die Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde, der BG Verkehr, sowie mit den Reedereien. Einen Wunsch hat der Medico-Chef, der aber wohl nicht erfüllt werden wird: „Ich hätte wahnsinnig gerne einen 24/7 dauerhaften Arzt, der nur Medico macht.“
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Potenzielle Kunden immer im Blick
Neue Kunden zu gewinnen ist für jedes Unternehmen und jedes noch so kleine Geschäft die Grundlage für den Erfolg.
Meistens ist es nicht der erste Kontakt, der die Geschäftsbeziehung begründet, oft muss mehrfach nachgehakt werden. Die Gründe dafür sind vielfältig. Der potenzielle Kunde muss das Angebot noch prüfen oder ist sich noch nicht sicher, ob das Produkt oder die Dienstleistung für ihn passend ist. In vielen Fällen vergehen Wochen oder Monate, bis eine endgültige Entscheidung gefallen ist. Dabei liegt die Herausforderung für den Anbieter darin, die möglichen Neukunden nicht aus den Augen zu verlieren.
Die Lösung ist ein speziell entwickeltes Tool, das sowohl die Akquise als auch die Kundenpflege deutlich erleichtert. Das optionale Modul „Leads“ erweitert die Möglichkeiten der Business-Software McBüro um mehrere Aspekte. Zu jedem Vorgang lassen sich Wiedervorlagen erstellen, in der die Informationen über die bisherige Kommunikation hinterlegt sind und entsprechende Handlungsempfehlungen für die erneute Kontaktaufnahme gegeben werden. Diese können dem gewünschten Mitarbeiter zugewiesen und mit einer Priorität versehen werden. Dabei ist es möglich, dem Mitarbeiter ausschließlich Zugriff auf den Leads-Bereich zu gewähren.
Klare Anweisungen an die Mitarbeiter
Mit dem Leads-Modul werden alle Kontakte vorbereitet und dem richtigen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt zugewiesen. Eine Historie bietet einen Überblick über den bisherigen Verlauf und über verschiedene Auswertungsmöglichkeiten lässt sich die Effektivität der Marketingkampagnen auf einen Blick erfassen. Das Salesmodul wurde für die zeitsparende und umfassende Verwaltung potenzieller Neukunden und für die Kundenpflege entwickelt und vereint zahlreiche Funktionen in einem einzigen Fenster. „Ursprünglich hatten wir das Tool für uns selbst erstellt“, sagt Willi Kamann, Geschäftsführer der sinobit GmbH. Ziel war es, dem Mitarbeiter, der für die Telefonakquise zuständig war, die relevanten Daten zur Verfügung zu stellen, ohne dass er Zugriff auf die gesamte Software hatte. Das funktionierte auf Anhieb so gut, dass das Unternehmen beschloss, die Funktionalität als zusätzlichen Service zu McBüro anzubieten.
Über eine vordefinierte Workflowsteuerung können klare Anweisungen zu den nächsten Schritten hinterlegt werden. Bereits beim Start von McBüro sieht jeder Mitarbeiter genau die Aufgaben, die ihm für diesen Tag zugewiesen sind, gegebenenfalls mit einer Priorisierung versehen. Er kann nur die Aktionen durchführen, die zur Erfüllung seiner Arbeit notwendig sind. Das Verkaufsmodul bietet sich ganz hervorragend für die Steuerung des Außendienstes an, der auch über den Browser darauf zugreifen kann.
Workflow ist klar vordefiniert
Das Modul „Leads“ lässt sich vielfältig konfigurieren und ermöglicht die zielgerichtete Steuerung der beauftragten Mitarbeiter, sodass sich deren Arbeit genau nachvollziehen lässt. Über einen Status kann der gesamte Workflow gesteuert werden – vom ersten Kundenkontakt bis zur Auftragserteilung. Ist ein Mitarbeiter mit seiner Aufgabe fertig, leitet er das Lead an den nächsten Verantwortlichen weiter und informiert ihn über die nächste Aktion, zum Beispiel die Erstellung eines Angebots oder die Klärung einer offenen Frage. Bei wichtigen Aktionen kann auf Wunsch eine automatische E-Mail an den nächsten Bearbeiter generiert werden, sodass dieser weiß, dass im Leads-Modul für ihn etwas zu tun ist. Jeder Mitarbeiter hat seine festen Aufgaben und seinen Bereich. Wenn lizenziert ist das Tool komplett in McBüro integriert, sodass alle Daten von überall eingesehen werden können.
Für Unternehmen und Geschäfte, die verkaufen wollen, ist das Tool „Leads“ eine ideale Ergänzung und erleichtert die Neukundengewinnung. Die Steuerungsmöglichkeiten der Mitarbeiter sind umfassend und lassen sich sehr stringent festlegen, sodass das Unternehmen jederzeit über den aktuellen Stand der Dinge auf dem Laufenden ist.
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McBüro – neues Design und neue Module
Neues Outfit, neue Module, neue Features – das aktuelle Update der All-in-one-Bürosoftware „McBüro 2016“ bietet viele Verbesserungen. McBüro ist punktgenau auf die Anforderungen der Anwender zugeschn
Was hat sich konkret getan? Die Adressverwaltung ist nun über ein verbessertes Eingabefenster zu bedienen, die Suchfunktionen sind perfektioniert, und die Anbindung ans Archiv erhöht die Effizienz. Eine neue Oberfläche bietet für die Auftrags- und Artikelverwaltung mehr Übersichtlichkeit. Das gilt auch für die Bereiche Verkauf, EinkaufAbo, MaterialAnzeigen, Zeiterfassung und Projekte. Die Benutzerfreundlichkeit hat in allen Modulen noch einmal einen Feinschliff erhalten.
Ganz neu ist die Implementierung der Leads. Mit diesem Modul lässt sich die Kundenakquise effizient steuern und verfolgen, um weitere Märkte zu erschließen. In der Datenbank sind Interessenten und Kunden übersichtlich angezeigt, so dass bedarfsgerechte Angebote jederzeit erstellt und verschickt werden können. Darüber hinaus wird die gesamte Kommunikation und Kontakthistorie inklusive aller externen Dokumente angezeigt.
Ein wichtiger Baustein der Software ist das integrierte Archivsystem, das alle rechtlichen Anforderungen erfüllt. Es sorgt zum einen für mehr Platz bei der Aufbewahrung der Dokumente und zum anderen für eine deutlich schnellere Suche. Eine intelligente Suchfunktion, die auf einer Stichworterfassung basiert, liefert innerhalb kürzester Zeit die gewünschten Ergebnisse nach Stichworten und Kategorien. Das Archivieren ist dabei kinderleicht, denn mit nur einem Klick ist das Dokument am gewünschten Ort. So wird beispielsweise eine Rechnung beim Drucken automatisch an der richtigen Stelle gespeichert, wo sie schnell wiederzufinden ist. Weiteree Vorteile des Archivsystems sind die Beweis- und Revisionssicherheit sowie die Dokumentationsechtheit und die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen. Damit kann das Unternehmen der nächsten Steuerprüfung gelassen entgegen sehen.
Eine Aufbewahrungspflicht gibt es auch bei den geschäftlichen E-Mails, für deren Archivierung es ebenfalls klare gesetzliche Vorgaben gibt. Diese müssen vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell lesbar in digitaler Form gespeichert werden.
Wer sein Unternehmen von unterwegs per App im Blick haben möchte, findet über McBüro Go eine praktikable Lösung. Für iPhone und iPad gibt es eine eigenständige App, deren, und auch das Design für iOS 109 wurde modernisiert wurde. Die Adressen, Artikeldaten und die Zeiterfassung sind überarbeitet, und die Auftragserfassung ist nun über das iPhone möglich.
McBüro wurde 1991 von der Firma sinobit programmiert und ist seitdem permanent ständig weiterentwickelt worden. Die aktuelle Version 16.30 ist ein weiterer Beleg dafür, dass die Bürosoftware mit den Anforderungen Schritt hält und dank regelmäßiger Updates zukunftssicher ist.
https://mcbuero.info/mcbuero-2016/
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Herr Werner Kamann
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fax ..: +49 40 325 95 28 31
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Die Firma sinobit GmbH hat das Programm McBüro programmiert und entwickelt es ständig weiter.
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