McBüro

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McBüro-Kalender-Modul: Termine auf einen Klick generieren

Die Terminplanung ist ein wesentliches Element für jedes erfolgreiche Unternehmen. Darum sind Terminerstellung auf einen Klick und individuelle Kalender für jeden Mitarbeiter ein mächtiges Werkzeug.

BildBesonders effizient ist ein Kalender-Modul, wenn es in die Hauptsoftware integriert ist und damit Zugriff auf alle relevanten Daten hat. So können die Mitarbeiter nicht nur logistisch perfekt eingesetzt werden, sondern ihnen stehen auch die wichtigsten Daten zum Kunden, zu den Ressourcen und zum Projekt zur Verfügung. Über ein Pop-up-Fenster können weitere Informationen zum Termin eingegeben werden. Dieses mächtige Werkzeug ist neu in die ohnehin schon sehr umfangreiche All-in-one-Bürosoftware McBüro integriert worden. Das Kalender-Modul bietet neben der Tages-, Wochen- und Monatsansicht auch eine einzigartige, visuell ansprechende Form der Kalenderdarstellung: In der Horizontansicht ist die Dauer aller Termine auf einen Blick erkennbar. Sollte sich ein Termin verschieben, so lässt er sich einfach per Drag&Drop an der gewünschten Stelle platzieren.

Klare Oberfläche für intuitives Arbeiten

Doch das Kalender-Modul ist nicht die einzige Neuerung, denn die aktuelle Version von McBüro bietet eine Vielzahl an weiteren Verbesserungen. Es gibt diverse zusätzliche Features, die das Arbeiten für den Anwender leichter machen. Dazu gehören eine noch klarere Oberfläche für intuitiveres Arbeiten sowie ein optimiertes User-Interface. Das Design ist modern und bedienungsfreundlich, sodass das Arbeiten leicht von der Hand geht. Ein weiteres neues Modul trägt den Namen „Kundendienst“ und verwaltet Wartungs- und Reparaturaufträge, die auf diese Weise perfekt gesteuert und kontrolliert werden können.

Archivsystem mit Drag&Drop-Funktion

Die modular aufgebaute Business-Software wurde an vielen Stellen überarbeitet und erweitert. Das integrierte Archivsystem, das die wesentlichen rechtlichen Anforderungen erfüllt, verfügt nun über eine Drag&Drop-Funktion, sodass Dokumente noch leichter eingefügt werden können. Die revisionssichere Archivierung der steuerrelevanten Daten ist für Unternehmen mittlerweile gesetzlich vorgeschrieben. Mit seiner intelligenten Suchfunktion bietet McBüro dem Anwender schnelle und sichere Ergebnisse. Das Modul Leads ermöglicht es, die Kundenakquise effizient zu steuern und jederzeit bedarfsgerechte Angebote zu erstellen.

Vielfältige Verbesserungen

Optimierungen gibt es auch im Bereich Auftrag, wo z. B. die Abschlagsrechnungsverwaltung aktualisiert wurde. Entsprechend zum Korrespondenzmodul ist nun auch beim Druck von Serienbriefen aus dem Adressbereich die Mitarbeiterunterschrift auswählbar. Der Zugang zum Warenbuch gestaltet sich intuitiver und der Auftragsbereich glänzt mit einem verbesserten Wareneingang. Zudem sind in der neuen Version beliebig viele Preisgruppen pro Artikel anlegbar und es gibt separate Ansichten für Einkaufs- und Verkaufspreise. Durch die Angabe eines Gültigkeitsdatums ist der Anwender nun in der Lage, Aktionspreise für einen begrenzten Zeitraum zu erfassen. In der Finanzbuchhaltung präsentiert sich der Mahnlauf komplett runderneuert, ebenso wie das Projektmodul, das vollständig überarbeitet wurde.

McBüro ist individuell konfigurierbar

McBüro ist individuell konfigurierbar, sehr übersichtlich und läuft auf allen aktuellen Betriebssystemen. Mit der App McBüro Go können Unternehmer über iOS-Geräte (iPhone/iPad) jederzeit von außerhalb auf ihre Daten zugreifen, eine Auftragserfassung ist sogar unterwegs möglich. Die sinobit GmbH hat McBüro bereits im Jahr 1991 auf den Markt gebracht und die Business-Software seitdem kontinuierlich weiterentwickelt und den Anforderungen angepasst.

https://mcbuero.info

Über:

sinobit GmbH
Herr Willi Kamann
Buckhörner Moor 110
22846 Norderstedt
Deutschland

fon ..: 040 325 95 28 30
web ..: http://www.mcbuero.info
email : info@sinobit.de

Die sinobit GmbH hat vor 25 Jahren die Bürosoftware McBüro entwickelt und seitdem kontinuierlich jedes Jahr verbessert. In diesem Jahr hat das Hamburger Unternehmen auf der CeBit in Hannover den Innovationspreis IT für McBüro erhalten.

Pressekontakt:

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Medico hilft Seeleuten in Not

Ein ärztlicher Notfall auf See kann lebensbedrohlich werden, wenn kein Arzt an Bord ist. Hier hilft der funkärztliche Notdienst Medico.

BildEine hohe Welle erfasst das Schiff vor der Küste des Oman und schleudert den Kapitän gegen die Stahlaufbauten seines Wellenbrechers. Er wird gegen eine Wand gedrückt und schwer verletzt. Da es keinen Arzt auf dem Schiff gibt, fordert der zweite Offizier, der selbst erst seit 14 Tagen an Bord ist, die funkärztliche Beratung Medico aus Cuxhaven an. Chefarzt Manuel G. Burkert hat Dienst und ist die nächsten zwölf Stunden als beratender Arzt zur Stelle. „Der Kapitän war mehrfach verletzt, hatte ein Polytrauma. Ich habe regelmäßig mit dem Schiff telefoniert und einen Notarzt besorgt“, berichtet Burkert. Eine französische Fregatte stellt den Notarzt. Burkert spricht mit den Kollegen im Oman und informiert sie über den Stand der Dinge. Die Hilfe ist erfolgreich, denn dank der funkärztlichen Beratung wird das Leben des Kapitäns gerettet.

Zum Glück hat „Medico Cuxhaven“ nur selten so schwere Fälle zu bearbeiten. „Wir leisten tatsächlich etwa einmal pro Quartal richtige verifizierte Hilfe, aber das kostet dann auch gleich einen Arbeitstag“, sagt Burkert, der die funkärztliche Beratungsstelle Medico in den Helios-Kliniken leitet. Doch meistens sind es nicht so dramatische Fälle. „Die heutige Mentalität führt dazu, dass die Hemmschwelle deutlich niedriger ist und wir auch wegen Bagatellen kontaktiert werden. 2003 hatten wir ca. 250 Fälle, jetzt sind wir bei knapp 1000 Fällen pro Jahr“, erklärt der 42-Jährige. Davon seien 80 Prozent hausärztliche Tätigkeiten, aber es gibt auch Herzinfarkte, Schlaganfälle oder Unfälle. Diese 1000 Fälle ziehen rund 8000 Kontakte nach sich, sei es per E-Mail, Telefon oder durch andere Recherchen, die dann erledigt werden müssen. Grund für den Anstieg ist neben der veränderten Mentalität vor allem auch die bessere Erreichbarkeit dank der modernen Technik. Zudem sichern sich die Verantwortlichen gegenüber der Versicherung für den Fall ab, dass beispielsweise ein Frachter wegen eines medizinischen Notfalls vom Kurs abweichen muss.

Medizinischer Beratungsdienst im Auftrag der Bundesrepublik

Der medizinische Beratungsdienst Medico wird im Auftrag der Bundesrepublik Deutschland – zuständig ist das Verkehrsministerium – angeboten und wurde bereits im Jahr 1931 am Klinikum Cuxhaven gegründet. Die offizielle Bezeichnung lautet „Telemedical Maritime Assistance Service“, kurz TMAS – ein Service, der über Telefon, Fax, E-Mail und Seefunk erreicht werden kann. „Als Flaggenstaat ist Deutschland verpflichtet, diesen Service für seine Seeleute anzubieten“, sagt Manuel G. Burkert. Medico sei der alte Funkrufname, der über Funk und Morse verwendet worden sei. Bis heute ist Medico die einzige funkärztliche Beratungsstelle in Deutschland. Dank E-Mail und Telefon ist es in der heutigen Zeit natürlich viel einfacher den Kontakt herzustellen, digitale Fotos zu verschicken und eine ärztliche Beratung durchzuführen. Der Beratungsdienst ist wichtig, weil auf den meisten Schiffen kein eigener Arzt tätig ist. „Auf den Schiffen ist das so organisiert, dass die nautischen Offiziere und die technischen Offiziere alle eine medizinische Grundausbildung haben, die etwa sechs Wochen dauert. Meistens hat der zweite Offizier auf dem Schiff die medizinische Rolle.“ Dazu gibt es auf jedem Schiff eine definierte medizinische Ausstattung.

Manuel G. Burkert ist Chefarzt in den Helios-Kliniken in Cuxhaven und investiert rund 25 Prozent seiner Arbeitszeit in Medico. Er ist zum Glück kein Einzelkämpfer, 15 Kollegen unterstützen ihn dabei, wenn es gilt, Seeleuten in Not zu helfen. „Jeder kann bei uns anrufen und wir versuchen, jedem zu helfen“, versichert Burkert. Obwohl sich die Fälle häufen, hat Burkert Verständnis für die Seeleute. „Wenn die sich nicht sicher sind und nicht mehr weiterwissen, dann sollen sie uns anrufen. Lieber so, als wenn sie einen Fehler machen.“ Allerdings gibt es zwei Ausnahmen: Es gibt keine Beratung an Land oder an der Pier. „Das kommt immer mal wieder vor und ist ein netter Versuch, sich den Arzt zu sparen.“

Individuell konfigurierte Software erleichtert die schnelle Hilfe

Um den Überblick zu behalten, ist es natürlich wichtig, alle Fälle zu dokumentieren, denn letztlich muss Medico auch einen Tätigkeitsbericht an das Bundesverkehrsministerium abliefern. „Wir protokollieren alle Telefongespräche mit Voice und alle E-Mails mit der Software McBüro“, erklärt Burkert. Die Software erleichtert vor allem die abschließende Auswertung der Fälle. „Früher haben wir das alles handschriftlich gemacht. Die Software war ein großer Schritt für uns.“ Es gibt ein Reederei- und ein Schiffsverzeichnis, das über die Jahre entstanden und in McBüro übertragen worden ist. „Es ist manchmal schwierig, weil die Schiffe immer mal wieder den Eigner und damit den Namen wechseln, aber sie sind dann über die sogenannte IMO-Nummer erkennbar, denn die bleibt immer gleich. Diese Nummern sind bei uns hinterlegt und in der Software gespeichert.“ Dadurch weiß Medico, welche medizinische Ausstattung an Bord ist und kann im Notfall darauf zurückgreifen.

Interessant ist für Burkert auch die Nachverfolgung der Patienten, die aus der Beratung raus sind. „Wir sind im Moment noch bei der Datensammlung, bei bislang 800 Fällen brauche ich noch keine große Auswertung, aber das ist letztlich das Ziel. Wir hinterlegen die Daten und die Fotos in McBüro.“ Für den Chefarzt ist es wichtig, dass das Programm nun auch auf Windows-Rechnern installiert ist, da es im Klinikum für den einzigen Apple-Rechner keinen Support mehr gibt. „Wir haben alles umgestellt und sind froh, dass der Softwarehersteller sinobit mitgezogen hat, weil es nun für uns einfacher ist. Jetzt können wir von jedem Rechner im Krankenhaus auf McBüro zugreifen.“ Die Software sei eine große Erleichterung für die Arbeit, da sie nach den Wünschen von Medico individuell konfiguriert worden sei. „Das wurde super umgesetzt.“

Vom Marinesoldaten zum Chefarzt und Leiter von Medico

Die Affinität zur Seefahrt kommt bei dem gebürtigen Freiburger nicht von ungefähr, denn er war von 1994 bis 2010 Marinesoldat, hat bei der Bundeswehr studiert und ist selbst zur See gefahren. Seit 2012 ist Manuel G. Burkert in Cuxhaven und war gleich daran interessiert, bei Medico mitzumachen, denn durch die Bundeswehr kannte er die funkärztliche Beratung und war davon fasziniert. Federführend leitet er Medico seit zwei Jahren und nimmt hin und wieder einen schwierigen Fall auch „mit nach Hause“, um von dort aus weiter zu helfen. „Ich habe jederzeit und überall auf der Welt Zugriff auf die Daten.“ Sehr gut und vertrauensvoll sei die Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde, der BG Verkehr, sowie mit den Reedereien. Einen Wunsch hat der Medico-Chef, der aber wohl nicht erfüllt werden wird: „Ich hätte wahnsinnig gerne einen 24/7 dauerhaften Arzt, der nur Medico macht.“

Über:

sinobit GmbH
Herr Willi Kamann
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email : info@sinobit.de

Die sinobit GmbH hat vor 25 Jahren die Bürosoftware McBüro entwickelt und seitdem kontinuierlich jedes Jahr verbessert. In diesem Jahr hat das Hamburger Unternehmen auf der CeBit in Hannover den Innovationspreis IT für McBüro erhalten.

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Potenzielle Kunden immer im Blick

Neue Kunden zu gewinnen ist für jedes Unternehmen und jedes noch so kleine Geschäft die Grundlage für den Erfolg.

Meistens ist es nicht der erste Kontakt, der die Geschäftsbeziehung begründet, oft muss mehrfach nachgehakt werden. Die Gründe dafür sind vielfältig. Der potenzielle Kunde muss das Angebot noch prüfen oder ist sich noch nicht sicher, ob das Produkt oder die Dienstleistung für ihn passend ist. In vielen Fällen vergehen Wochen oder Monate, bis eine endgültige Entscheidung gefallen ist. Dabei liegt die Herausforderung für den Anbieter darin, die möglichen Neukunden nicht aus den Augen zu verlieren.
Die Lösung ist ein speziell entwickeltes Tool, das sowohl die Akquise als auch die Kundenpflege deutlich erleichtert. Das optionale Modul „Leads“ erweitert die Möglichkeiten der Business-Software McBüro um mehrere Aspekte. Zu jedem Vorgang lassen sich Wiedervorlagen erstellen, in der die Informationen über die bisherige Kommunikation hinterlegt sind und entsprechende Handlungsempfehlungen für die erneute Kontaktaufnahme gegeben werden. Diese können dem gewünschten Mitarbeiter zugewiesen und mit einer Priorität versehen werden. Dabei ist es möglich, dem Mitarbeiter ausschließlich Zugriff auf den Leads-Bereich zu gewähren.

Klare Anweisungen an die Mitarbeiter

Mit dem Leads-Modul werden alle Kontakte vorbereitet und dem richtigen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt zugewiesen. Eine Historie bietet einen Überblick über den bisherigen Verlauf und über verschiedene Auswertungsmöglichkeiten lässt sich die Effektivität der Marketingkampagnen auf einen Blick erfassen. Das Salesmodul wurde für die zeitsparende und umfassende Verwaltung potenzieller Neukunden und für die Kundenpflege entwickelt und vereint zahlreiche Funktionen in einem einzigen Fenster. „Ursprünglich hatten wir das Tool für uns selbst erstellt“, sagt Willi Kamann, Geschäftsführer der sinobit GmbH. Ziel war es, dem Mitarbeiter, der für die Telefonakquise zuständig war, die relevanten Daten zur Verfügung zu stellen, ohne dass er Zugriff auf die gesamte Software hatte. Das funktionierte auf Anhieb so gut, dass das Unternehmen beschloss, die Funktionalität als zusätzlichen Service zu McBüro anzubieten.
Über eine vordefinierte Workflowsteuerung können klare Anweisungen zu den nächsten Schritten hinterlegt werden. Bereits beim Start von McBüro sieht jeder Mitarbeiter genau die Aufgaben, die ihm für diesen Tag zugewiesen sind, gegebenenfalls mit einer Priorisierung versehen. Er kann nur die Aktionen durchführen, die zur Erfüllung seiner Arbeit notwendig sind. Das Verkaufsmodul bietet sich ganz hervorragend für die Steuerung des Außendienstes an, der auch über den Browser darauf zugreifen kann.

Workflow ist klar vordefiniert

Das Modul „Leads“ lässt sich vielfältig konfigurieren und ermöglicht die zielgerichtete Steuerung der beauftragten Mitarbeiter, sodass sich deren Arbeit genau nachvollziehen lässt. Über einen Status kann der gesamte Workflow gesteuert werden – vom ersten Kundenkontakt bis zur Auftragserteilung. Ist ein Mitarbeiter mit seiner Aufgabe fertig, leitet er das Lead an den nächsten Verantwortlichen weiter und informiert ihn über die nächste Aktion, zum Beispiel die Erstellung eines Angebots oder die Klärung einer offenen Frage. Bei wichtigen Aktionen kann auf Wunsch eine automatische E-Mail an den nächsten Bearbeiter generiert werden, sodass dieser weiß, dass im Leads-Modul für ihn etwas zu tun ist. Jeder Mitarbeiter hat seine festen Aufgaben und seinen Bereich. Wenn lizenziert ist das Tool komplett in McBüro integriert, sodass alle Daten von überall eingesehen werden können.
Für Unternehmen und Geschäfte, die verkaufen wollen, ist das Tool „Leads“ eine ideale Ergänzung und erleichtert die Neukundengewinnung. Die Steuerungsmöglichkeiten der Mitarbeiter sind umfassend und lassen sich sehr stringent festlegen, sodass das Unternehmen jederzeit über den aktuellen Stand der Dinge auf dem Laufenden ist.

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Mit einem Klick revisionssicher archivieren

Die gesetzlichen Vorschriften zur elektronischen Archivierung wurden deutlich verschärft. Mit der richtigen Software können Unternehmen mit nur einem Klick revisionssicher archivieren.

BildViele Unternehmer verzichten bereits auf dicke Akten und archivieren ihre Geschäftsvorgänge digital. Doch dabei müssen sie viele rechtliche Vorgaben beachten. Das ist vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen und Handwerksbetrieben oft gar nicht bewusst, aber die Zeit drängt. Zwar gibt es die Verschärfung des Gesetzes zur elektronischen Archivierung schon seit dem 14. November 2014, doch spätestens zum Jahreswechsel 2017 ist die Schonfrist für Unternehmen abgelaufen. Das gilt nicht nur für die steuerrelevanten Daten, sondern mittlerweile auch für den Briefverkehr per E-Mail. Die Vorgaben für die IT-gestützten Buchführungsprozesse sind von der Finanzverwaltung klar beschrieben. Alle buchungsrelevanten Daten – zum Beispiel Rechnungen, Angebote, aber auch empfangene Daten oder Mails – müssen rechtssicher archiviert werden. In den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ gelten zehn wichtige Merksätze, die die Anforderungen auf den Punkt bringen. Wer die Vorgaben des GoBD nicht erfüllt, muss mit hohen Strafen rechnen.

Unternehmen haben die freie Wahl

Bereits seit 2002 sind die Unternehmen verpflichtet, ihre steuerrelevanten Daten so zu archivieren, dass sie bei einer Betriebsprüfung jederzeit elektronisch verfügbar sind. Dabei – und das ist gleich der Merksatz 1 des GoBD – hat der Unternehmer die freie Wahl, welche Lösung er dazu wählt. Als modular aufgebaute Business-Software bietet McBüro mit dem integrierten Archivsystem auch in diesem Bereich eine Lösung, die alle rechtlichen Anforderungen erfüllt und dabei besonders anwenderfreundlich ist. Dank einer ausgeklügelten Stichworterfassung ist die Suche nach den gewünschten Dokumenten sehr schnell erledigt. Neben dem schnellen Auffinden der Daten sorgt das System auch für mehr Platz bei der Aufbewahrung. Das Archivieren selbst ist mit einem einzigen Klick erledigt und befördert das Dokument an die richtige Stelle. So wird beispielsweise eine Rechnung beim Drucken automatisch gespeichert. McBüro bietet die von der Finanzverwaltung geforderte Beweis- und Revisionssicherheit, sorgt für Dokumentenechtheit und hält die Aufbewahrungsfristen ein. Zudem läuft die Software auf Mac, Windows und in gemischten Systemen.

Schnell und unveränderbar speichern

Zu den wichtigen Aspekten der zehn Merksätze des GoBD zählt das zeitnahe Abspeichern von Belegen, das heißt, dass die Archivierung der Dokumente am besten direkt nach dem Eingang bzw. dem Versand erfolgen sollte. Dabei muss die Unveränderbarkeit sichergestellt werden. Das erfolgt entweder über die Hardware oder über die Software – wie bei McBüro -, denn eine einfache Sicherung im Dateisystem ist nicht ausreichend. Die archivierten Daten müssen mit einem Index versehen werden und lesbar und auswertbar bleiben. Im Archivsystem können auch die aufbewahrungspflichtigen Daten gespeichert werden. Entscheidend ist, dass im Rahmen einer Betriebsprüfung die Finanzverwaltung das Recht hat, in alle Dokumente Einsicht zu nehmen, darum muss die Lesbarkeit gewährleistet sein. All diese Vorgaben werden von der Business-Software McBüro erfüllt.

Modularer Aufbau deckt alle Wünsche ab

Das Archivsystem ist ein Modul in McBüro und bietet ein in die Business-Software integriertes Dokumentenmanagementsystem. Die zu archivierenden Dokumente sind zentral gespeichert und jederzeit abrufbar. In jedem Modul der Software gibt es einen Reiter „Dokumente“, der mit dem Archiv kommuniziert. Das heißt, sobald eine Datei eingefügt wird, ist sie samt aller relevanten Informationen im Archiv gespeichert, was die Forderung nach einer zeitnahen Archivierung perfekt erfüllt.

Neben der Tatsache, dass McBüro alle gesetzlichen Vorgaben der Archivierung erfüllt, bietet die Business-Lösung zudem die gesamte Bandbreite einer modernen und benutzerfreundlichen Bürosoftware. Von der Adressverwaltung über die Auftrags- und Artikelverwaltung bis hin zur Abwicklung und sogar zur Steuerung der Kundenakquise werden alle Bereiche abgedeckt.

https://mcbuero.info/mcbuero-2016/
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Pflanzen haben Durst und Hunger

Das Hamburger Unternehmen Floreana pflegt Pflanzen in den Büros der Unternehmen. Damit die Logistik reibungslos klappt, verwendet Floreana die Bürosoftware McBüro, die individuell konfiguriert wurde.

BildIhr geschulter Blick erfasst blitzschnell den Raum. Wie sind die Lichtverhältnisse, wo ist der beste Platz? Stefanie Schalle liebt Pflanzen und darum ist es ihr besonders wichtig, dass die grünen Mitbewohner beste Bedingungen vorfinden. „Eine Pflanze ist standortabhängig, dabei spielt das Licht eine große Rolle. Sie sollte deshalb möglichst nah am Fenster stehen“, empfiehlt die Fachfrau. Sie steht Unternehmen mit Rat und Tat zur Seite, wenn es um die Begrünung der Büroräume geht. „Unser Job ist sehr beratungsintensiv. Wir suchen gemeinsam mit dem Unternehmen die Pflanzen aus und überlegen auch, welche Gefäße dazu passen“, sagt Stefanie Schalle.
Die ganze Familie Schalle hat offensichtlich einen grünen Daumen und ihr berufliches Leben den Pflanzen gewidmet. Mit der Neuausstattung der Büroräume ist es dabei längst nicht getan – im Gegenteil, denn dann geht die eigentliche Arbeit erst los. „Ohne Gießen genießen“, lautet unser Motto, schmunzelt Alexander Schalle, der sich um die Logistik kümmert. Denn die ganz große Aufgabe ist die Pflege der grünen Gewächse in vielen verschiedenen Firmen in und rund um Hamburg. Dafür hat das Familienunternehmen Floreana ein ganz ausgeklügeltes System entwickelt. „Eine Pflanze hat Durst und Hunger, also muss sie mit Wasser und Nährstoffen versorgt werden“, erklärt Alexander Schalle. Dank der wasserspeichernden Substrate können die Gießrhythmen verlängert werden, dennoch empfiehlt Familie Schalle, alle 14 Tage nach den Pflanzen zu sehen, um sie optimal zu versorgen. Es gibt auch den Vier-Wochen-Rhythmus, den Stefanie Schalle aber sehr kritisch sieht: „Das kann zu einem Zustand zwischen absaufen und vertrocknen führen.“ Letztlich sei es aber – wie so oft – auch eine Preisfrage.

Floreana feiert 50-jähriges Bestehen
Das Hamburger Unternehmen feiert in diesem Jahr seinen 50. Geburtstag und damit ein echtes Jubiläum. Doch Seniorchef Holger Schalle will das gar nicht so sehr an die große Glocke hängen. „Begonnen hat die Firma unter dem Namen Luwasa – das war die Abkürzung für Luft, Wasser und Sand“, blickt er zurück. Holger Schalle ist seit 1974 im Unternehmen, war zunächst als Prokurist beschäftigt. „Luwasa war weltweit tätig, im Laufe der Jahre haben sich aber Nachahmer entwickelt“, berichtet er. Im Juni 1989 wurde aus Luwasa die Firma Floreana und 1996 übernahm Holger Schalle gemeinsam mit seiner Frau Bärbel das Geschäft. Heute führen die Kinder Stefanie und Alexander das Unternehmen, doch ganz ohne die Erfahrung der Eltern geht es noch nicht. „Vater macht die Buchhaltung, ich den Außendienst und Alex die Zettelwirtschaft“, scherzt Stefanie Schalle.
Die „Zettelwirtschaft“ ist dabei von ganz zentraler Bedeutung, denn Alexander Schalle sorgt dafür, dass logistisch alles seinen richtigen Weg geht. Dazu nutzt er eine speziell auf die Bedürfnisse des Pflanzenpflegedienstes zugeschnittene Software, die ebenfalls in Hamburg entwickelt wurde. Die sinobit GmbH hat extra für Floreana eine Erweiterung ihrer Software „McBüro“ geschrieben, um den besonderen Anforderungen gerecht zu werden. Dazu gehört vor allem die Tourenplanung, die ganz exakt sein muss, damit die Mitarbeiter wissen, wo und wann sie die Pflanzen pflegen müssen. „Ich mache einmal die Woche die Tourenplanung mit McBüro. Die Software schmeißt dann raus, welche Kunden dran sind“, sagt Alexander Schalle.

Software McBüro mit speziellen Erweiterungen
„Wir haben das Programm so erweitert, dass es alle Infos ausgibt. Welche Groß- und Kleingefäße warten, wo steht die Pflanze, also auch in welchem Raum und in welchem Stockwerk? Wie viele Pflanzen müssen gepflegt werden, was muss gemacht werden? Das waren sehr spezielle Anforderungen“, erinnert sich Willi Kamann, Geschäftsführer der sinobit GmbH. Neben der ganz besonderen Tourenplanung implementierte er eine passgenau zugeschnittene Vertragsverwaltung sowie eine automatische Pflegeabrechnung, die Floreana enorm viel Zeit spart. Zudem bietet das Programm natürlich auch alle anderen Parameter, die für eine Verwaltung notwendig sind: Von der Adressverwaltung über die Artikelverwaltung, die Zeiterfassung bis hin zur Rechnungsschreibung und Archivierung läuft alles über McBüro. „Diese spezielle Erweiterung lässt sich auch bei Gebäudereinigern oder Pflegediensten einsetzen“, erklärt Willi Kamann.
Mit der Planung in der Hand können die Mitarbeiter morgens in ihre Fahrzeuge steigen und ihre Tour beginnen. Dabei besuchen die elf ausgebildeten Gärtner von Floreana Unternehmen, die von einer bis zu 1500 Pflanzen besitzen, entsprechend unterschiedlich ist der jeweilige Aufwand. Ralf Niemann ist einer von ihnen und schon seit 1998 bei der Familie Schalle beschäftigt. Er fährt mit seiner Liste die Firmen ab, schaut nach den Pflanzen, überprüft deren Zustand und entscheidet, was zu tun ist. Für ihn ist eine Pflanze wie ein Lebewesen, das durchaus auch mal krank werden könne. „Dann braucht sie Medikamente, aber da gibt es nicht viel, was wir einsetzen dürfen“, erklärt Stefanie Schalle. Ralf Niemann entfernt gelbe Blätter, beschneidet die Spitzen, gießt, düngt, schneidet im Bedarfsfall die Pflanze zurück oder sprüht sie mit Paraffin-Öl ein. Eventuell muss sie auch gedreht und zum Licht ausgerichtet werden, damit sie gleichmäßig wächst.

Pflanzen verbessern das Raumklima und machen glücklich
Der Pflanzenservice ist für viele Unternehmen eine praktische Einrichtung, denn die jeweiligen Mitarbeiter müssen sich nicht selbst um die oft subtropischen Gewächse kümmern. Die grünen Mitbewohner können bei Floreana sogar geleast werden. „Pflanzen verbessern das Raumklima und wirken positiv auf die Psyche. Eine Pflanze tut uns gut, sie macht glücklich. Wir brauchen die Natur“, schwärmt Stefanie Schalle, die davon überzeugt ist, dass die Mitarbeiter sich damit wohler fühlen. „Wenn ein Mitarbeiter damit nur einen Tag im Jahr weniger krank ist, dann hat es sich schon gelohnt.“
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McBüro – neues Design und neue Module

Neues Outfit, neue Module, neue Features – das aktuelle Update der All-in-one-Bürosoftware „McBüro 2016“ bietet viele Verbesserungen. McBüro ist punktgenau auf die Anforderungen der Anwender zugeschn

BildWas hat sich konkret getan? Die Adressverwaltung ist nun über ein verbessertes Eingabefenster zu bedienen, die Suchfunktionen sind perfektioniert, und die Anbindung ans Archiv erhöht die Effizienz. Eine neue Oberfläche bietet für die Auftrags- und Artikelverwaltung mehr Übersichtlichkeit. Das gilt auch für die Bereiche Verkauf, EinkaufAbo, MaterialAnzeigen, Zeiterfassung und Projekte. Die Benutzerfreundlichkeit hat in allen Modulen noch einmal einen Feinschliff erhalten.

Ganz neu ist die Implementierung der Leads. Mit diesem Modul lässt sich die Kundenakquise effizient steuern und verfolgen, um weitere Märkte zu erschließen. In der Datenbank sind Interessenten und Kunden übersichtlich angezeigt, so dass bedarfsgerechte Angebote jederzeit erstellt und verschickt werden können. Darüber hinaus wird die gesamte Kommunikation und Kontakthistorie inklusive aller externen Dokumente angezeigt.

Ein wichtiger Baustein der Software ist das integrierte Archivsystem, das alle rechtlichen Anforderungen erfüllt. Es sorgt zum einen für mehr Platz bei der Aufbewahrung der Dokumente und zum anderen für eine deutlich schnellere Suche. Eine intelligente Suchfunktion, die auf einer Stichworterfassung basiert, liefert innerhalb kürzester Zeit die gewünschten Ergebnisse nach Stichworten und Kategorien. Das Archivieren ist dabei kinderleicht, denn mit nur einem Klick ist das Dokument am gewünschten Ort. So wird beispielsweise eine Rechnung beim Drucken automatisch an der richtigen Stelle gespeichert, wo sie schnell wiederzufinden ist. Weiteree Vorteile des Archivsystems sind die Beweis- und Revisionssicherheit sowie die Dokumentationsechtheit und die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen. Damit kann das Unternehmen der nächsten Steuerprüfung gelassen entgegen sehen.
Eine Aufbewahrungspflicht gibt es auch bei den geschäftlichen E-Mails, für deren Archivierung es ebenfalls klare gesetzliche Vorgaben gibt. Diese müssen vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell lesbar in digitaler Form gespeichert werden.

Wer sein Unternehmen von unterwegs per App im Blick haben möchte, findet über McBüro Go eine praktikable Lösung. Für iPhone und iPad gibt es eine eigenständige App, deren, und auch das Design für iOS 109 wurde modernisiert wurde. Die Adressen, Artikeldaten und die Zeiterfassung sind überarbeitet, und die Auftragserfassung ist nun über das iPhone möglich.

McBüro wurde 1991 von der Firma sinobit programmiert und ist seitdem permanent ständig weiterentwickelt worden. Die aktuelle Version 16.30 ist ein weiterer Beleg dafür, dass die Bürosoftware mit den Anforderungen Schritt hält und dank regelmäßiger Updates zukunftssicher ist.

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Die Firma sinobit GmbH hat das Programm McBüro programmiert und entwickelt es ständig weiter.

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